Provozovatel musí zajistit, aby svým zaměstnancům poskytoval pouze bezpečné pracovní prostředky. Aby bezpečnost v tomto směru byla zaručena, měl by provozovatel mít následující dokumenty:
- Dokument o kontrole podstatných změn (zdůvodnění, proč se nejedná o podstatnou změnu)
- Kompletní a aktuální dokumentace stroje (jak jinak by totiž mohl své pracovníky informovat/poučit)
- Protokol o přejímce přestrojeného strojního zařízení (přejímka elektrického zařízení, přejímka potvrzující bezpečné funkce)
- U strojního zařízení s provedenými změnami by měla být přezkoumána platnost původního posouzení rizik
Provozovatel může zpracování dokumentace smluvně přenést na jinou osobu. To znamená, že při zadávání prací musí dbát na to, aby zpracování těchto dokumentů bylo zahrnuto v objednávce.