Směrnice o strojních zařízeních 2006/42/ES nestanovuje, že zmocněnec pro dokumentaci musí být zaměstnán u firmy výrobce. Je zásadně na uvážení výrobce, koho touto úlohou pověří, pokud se jedná o právnickou osobu.
Článek 5 (1e) (pro prohlášení ES o shodě) a článek 13 (1c) (pro prohlášení o zabudování) směrnice o strojních zařízeních však stanovují, že musí být uvedeno jméno a adresa zplnomocněné osoby a že právnická osoba musí mít sídlo v Evropském společenství.
Cílem tohoto ustanovení směrnice je, aby příslušný úřad dozoru nad trhem měl na území Evropského společenství odpovědného kontaktního partnera.