Die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG legt nicht fest, dass der Dokumentbevollmächtigte beim Herstellerunternehmen beschäftigt sein muss. Somit steht es dem Hersteller grundsätzlich frei, wen er mit dieser Aufgabe beauftragt, sofern es sich um eine juristische Person handeln.
Artikel 5 (1e) (für die EG-Konformitätserklärung) und Artikel 13 (1c) (für die Einbauerklärung) der Maschinenrichtlinie legt jedoch fest, dass Name und Anschrift der bevollmächtigten Person angegeben werden müssen und dass die juristische Person in der Europäischen Gemeinschaft ansässig sein muss.
Ziel dieser Festlegung der Maschinenrichtlinie ist, dass die zuständige Marktaufsichtsbehörde einen verantwortlichen Ansprechpartner innerhalb der Europäischen Gemeinschaft hat.