Omistajan on huolehdittava siitä, että hän antaa työntekijöidensä käyttöön vain turvallisia työvälineitä. Tämän varmistamiseksi omistajan on toimitettava seuraavat asiakirjat:
- Asiakirja oleellisten koestusten koestuksesta (perustelu, miksi muutokset eivät ole oleellisia)
- Täydellinen ja ajankohtainen konedokumentaatio (miten muuten hän voi kouluttaa/opastaa työntekijöitä)
- Muutetun koneen hyväksyntäpöytäkirja (sähköinen hyväksyntä, toiminnallisen turvallisuuden hyväksyntä)
- Muutetuista koneista on tarkastettava vaara-arvioinnin kelvollisuus
Omistaja voi delegoida asiakirjojen laatimisen sopimusoikeudellisesti. Tämä tarkoittaa, että töiden luovutuksen yhteydessä on varmistettava, että tilaus koskee asiakirjojen laatimista.