O kvalifikované osobě hovoříme, jestliže má potřebné odborné znalosti pro provádění kontrol pracovních prostředků a zařízení vyžadujících kontrolu. Tyto odborné znalosti mohou být dosaženy odborným vzděláním, profesními zkušenostmi a aktuální profesní činností. Musí být zajištěno spolehlivé porozumění bezpečnostně technickým požadavkům (viz také §2 odst. 7 nařízení o bezpečnosti provozu).
Potřebné odborné znalosti se mohou lišit v závislosti na komplexnosti různých kontrol.
Profesní zkušenost předpokládá, že kvalifikovaná osoba strávila prokazatelnou dobu v profesi se srovnatelnými pracovními prostředky, které mají být kontrolovány, je zběhlá v zacházení s nimi a má znalosti o jejich funkci v rozsahu potřebném pro zkoušky.
Aktuální profesní činnost zahrnuje přiměřené další vzdělávání, např. školení kvalifikované osoby a rovněž provádění více kontrol během roku, při kterých je získávána praxe. Pokud není praxe v oblasti kontrol zajištěna, je nutné účastí na kontrolách prováděných třetími osobami znovu získat zkušenosti a potřebné odborné znalosti. Způsobilá osoba musí být navíc seznámena s nařízením o bezpečnosti provozu a příslušnými technickými pravidly a rovněž s dalšími vnitrostátními předpisy na ochranu bezpečnosti práce a souvisejícími technickými pravidly a úpravami úrazových pojišťoven a dalšími předpisy (např. normami) tak, aby mohla posoudit bezpečný stav pracovních prostředků.